経費精算業務は、企業活動において不可欠なプロセスですが、その多くが依然として紙やExcelを用いて手作業で行われています。申請書の作成、領収書の糊付け、上長の承認印、経理担当者によるチェックと入力作業など、一連のフローには多くの時間と手間がかかり、人的ミスや不正のリスクも伴います。

このような課題を解決するために注目されているのが「経費精算システム」です。中でも、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、その代表格として多くの企業で導入が進んでいます。

本記事では、経費精算システムの導入を検討している企業の担当者様に向けて、楽楽精算が持つ豊富な機能や具体的なメリット、料金体系、導入時の注意点などを網羅的に解説します。自社の課題解決に繋がるか、ぜひ本記事を参考に検討してみてください。

楽楽精算とは

楽楽精算は、交通費や出張費、交際費といった経費に関わるあらゆる処理をクラウド上で一元管理できるシステムです。申請者、承認者、経理担当者それぞれの業務を自動化・効率化し、会社全体の生産性向上に貢献します。

国内導入社数No.1の経費精算システム

楽楽精算の最大の特徴は、クラウド型経費精算システムとして国内導入社数No.1の実績を誇ることです。これは、デロイト トーマツ ミック経済研究所が発表した「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」において、累計導入社数でトップであることが示されています。（参照：株式会社ラクス 公式サイト）

この実績は、単に機能が優れているだけでなく、さまざまな業種・規模の企業ニーズに応える柔軟性や、導入後の手厚いサポート体制が高く評価されていることの証左と言えるでしょう。

経費精算システムを初めて導入する企業にとって、多くの企業が選んでいるという事実は、システム選定における大きな安心材料となります。豊富な導入実績から得られたノウハウがシステム改善やサポート体制に活かされており、ユーザーは安心して利用を開始できます。

経費精算の基本的な流れは、従業員が立て替えた経費を申請し、上長が承認し、経理が最終確認して精算（支払）するというものです。従来の紙やExcelでの運用では、以下のような課題が頻発していました。

• 申請者の課題:
  • 領収書を申請書に糊付けする手間
  • 交通費の経路検索と運賃入力の面倒さ
  • 申請書作成のための帰社が必要
  • 申請書の差し戻しによる再作成の手間
• 承認者の課題:
  • 部下から提出される大量の申請書の確認・押印作業
  • 外出や出張が多く、承認が滞りがちになる
  • 規定違反の申請を見逃してしまうリスク
• 経理担当者の課題:
  • 全社員から集まる申請書の内容チェックと仕訳入力
  • 計算ミスや入力ミスの確認と修正
  • 会計ソフトへの手入力による二度手間
  • 領収書原本のファイリングと7年間の保管義務
  • 月末月初の業務集中による長時間残業

楽楽精算は、これらの課題をITの力で解決するために開発されました。申請から承認、精算までの一連のフローを電子化・自動化することで、全従業員の業務負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中できる環境を創出します。

楽楽精算が多くの企業に選ばれる理由

国内導入社数No.1という実績の背景には、多くの企業から支持される明確な理由が存在します。機能の網羅性、使いやすさ、サポート体制、法改正への対応力といった要素が複合的に絡み合い、高い顧客満足度を実現しています。

1. 圧倒的な機能の豊富さと高いカスタマイズ性
楽楽精算は、経費精算に必要な機能を網羅的に搭載しています。ICカード連携による交通費精算やレシートの自動読み取りはもちろん、出張・旅費精算、支払依頼（請求書処理）、稟議（汎用ワークフロー）まで、幅広い業務に対応可能です。
さらに、企業の規模や運用ルールに合わせて、承認フローや各種設定を柔軟にカスタマイズできる点が高く評価されています。例えば、「〇〇円以上の申請は部長承認が必要」「交際費の申請には参加人数の入力が必須」といった複雑な社内規定も、システム上で簡単に再現できます。この柔軟性により、大企業から中小企業まで、あらゆる組織の運用にフィットさせることが可能です。

2. ITに不慣れな人でも直感的に使えるインターフェース
どれだけ高機能なシステムでも、使うのが難しければ社内に浸透しません。楽楽精算は、ITリテラシーが高くない従業員でも直感的に操作できる、分かりやすい画面設計を追求しています。
申請者は、画面の案内に従って入力していくだけで簡単に申請書を作成でき、承認者もワンクリックで承認・否認の操作が完了します。スマートフォンアプリも提供されており、外出先や移動中でも手軽に利用できるため、申請・承認業務のスピードが格段に向上します。この使いやすさが、スムーズな社内展開と定着を後押しします。

3. 導入から運用までを支える手厚いサポート体制
システムの導入、特に全社的に関わる経費精算システムの導入には不安がつきものです。楽楽精算では、専任のサポート担当者が導入から運用定着までを徹底的にフォローする体制が整っています。
導入時には、企業の現状の運用や課題をヒアリングした上で、最適な設定方法や運用フローを提案してくれます。また、導入後も電話やメールでの問い合わせに回数無制限で対応しており、操作方法で不明な点や運用上の課題が発生した際にも、迅速にサポートを受けられます。この手厚いサポート体制が、システム導入のハードルを下げ、安心して利用を継続できる要因となっています。

4. 電子帳簿保存法やインボイス制度への確実な対応
経理業務は、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法改正の影響を大きく受けます。自社だけでこれらの法改正に対応するには、専門知識の習得や業務フローの大幅な見直しが必要となり、大きな負担がかかります。
楽楽精算は、これらの法改正に標準機能やオプション機能で迅速に対応します。システムがアップデートされることで、ユーザーは法的な要件を満たした運用をスムーズに継続できます。法改正のたびに慌てる必要がなくなり、コンプライアンスを遵守した経費管理が実現できる点は、企業にとって大きなメリットです。

これらの理由から、楽楽精算は単なるツール提供に留まらず、企業の経費精算業務そのものを改善し、継続的に支えるパートナーとして多くの企業に選ばれ続けているのです。

楽楽精算でできること｜主な機能一覧

楽楽精算は、経費精算に関わるあらゆる業務を効率化するための多彩な機能を搭載しています。ここでは、その中でも特に代表的な機能について、どのような業務課題を解決できるのかを具体的に解説します。

交通費精算

従業員の誰もが利用する可能性のある交通費精算は、件数が多く、経理担当者のチェック負荷が高い業務の代表格です。楽楽精算は、この交通費精算の手間を劇的に削減する機能を備えています。

ICカード・乗換案内連携

手入力による運賃の打ち間違いや、不正な経路での申請といった問題を根本から解決するのが、ICカード連携と乗換案内連携機能です。

• ICカード連携: SuicaやPASMO、ICOCAといった交通系ICカードを専用のカードリーダーにかざすだけで、利用履歴（乗車日、乗降駅、運賃）を自動でシステムに読み込みます。従業員は、読み込んだ履歴から申請したいものを選択するだけで交通費明細を作成できるため、手入力の手間が一切かかりません。これにより、入力ミスが撲滅され、経理担当者の確認作業も大幅に軽減されます。
• 乗換案内連携: 楽楽精算は、標準で乗換案内ソフトを内蔵しています。出発地と目的地を入力するだけで、複数の経路候補とそれぞれの運賃が自動で表示されます。従業員はその中から利用した経路を選ぶだけで申請でき、「最安値」「最短」といったアイコンが表示されるため、会社が推奨する経路での申請を促すことも可能です。これにより、運賃の検索や確認の手間がなくなり、不適切な運賃での申請を防ぎます。

定期区間の自動控除

通勤手当として支給されている定期券の区間内での移動は、原則として交通費精算の対象外です。しかし、従来の運用では、従業員が誤って定期区間を含めて申請してしまったり、経理担当者が一件ずつチェックして控除計算を行ったりと、多くの手間とミスが発生していました。

楽楽精算では、従業員ごとに定期区間をあらかじめマスタ登録しておくことで、交通費申請時にその区間の運賃を自動で差し引いて計算します。申請者も承認者も経理担当者も、定期区間のことを意識する必要がなくなり、二重払いのリスクを確実に防止できます。この機能は、特に従業員数が多い企業において、絶大な効果を発揮します。

経費精算

交通費以外の一般的な経費（交際費、会議費、備品購入費など）の精算も、楽楽精算を使えばスマートかつ効率的に行えます。

スマートフォンでの申請・承認

営業担当者や出張が多い従業員にとって、経費精算のために会社に戻るのは大きな負担です。楽楽精算は専用のスマートフォンアプリを提供しており、時間や場所を問わずに経費の申請や承認が可能です。

外出先で発生した経費をその場でスマホから申請したり、上長が出張中の新幹線の車内から部下の申請を承認したりといった運用が実現します。これにより、申請業務の遅延がなくなり、精算までのリードタイムが大幅に短縮されます。テレワークを導入している企業においても、ペーパーレスな経費精算フローを構築する上で不可欠な機能です。

レシートの自動読み取り（OCR機能）

領収書やレシートの内容（支払先、日付、金額など）を一件ずつ手入力するのは、非常に時間のかかる作業です。楽楽精算のOCR（光学的文字認識）機能を使えば、この手間から解放されます。

スマートフォンのカメラでレシートを撮影するだけで、AIが画像内の文字を解析し、支払先、日付、金額、電話番号などを自動でデータ化してくれます。従業員は、自動入力された内容を確認・修正するだけで申請が完了します。この機能により、入力作業が大幅に削減されるだけでなく、入力ミスを防ぐ効果もあります。特に、精算するレシートの枚数が多い従業員にとっては、業務効率を大きく改善する機能です。

規定違反の自動チェック

「日当は役職に応じて金額が異なる」「10万円以上の交際費申請には、部長以上の承認が必要」といった複雑な社内規定を目視でチェックするのは、承認者や経理担当者にとって大きな負担であり、見落としのリスクも伴います。

楽楽精算では、あらかじめ設定した社内規定に違反する申請が行われた際に、自動でエラーメッセージを表示したり、アラートを出したりすることができます。例えば、上限金額を超えた申請や、必須の添付ファイルが漏れている申請をブロックすることが可能です。これにより、申請段階で不備を防ぎ、承認者や経理担当者の差し戻しや確認の手間を削減します。結果として、ガバナンスが強化され、内部統制の向上にも繋がります。

出張・旅費精算

出張は、交通費、宿泊費、日当など複数の費目が絡み合い、精算業務が複雑になりがちです。楽楽精算は、出張前の仮払申請から出張後の実費精算まで、一連のプロセスを一元管理できます。

出張申請書を作成すると、役職や出張先、期間に応じて日当や宿泊費が自動で計算されます。仮払金が必要な場合は、そのまま仮払申請に連携し、承認されれば振込データを作成できます。出張後は、作成した出張申請書を元に精算書を作成し、ICカード履歴や領収書の写真を取り込んで実費を報告します。仮払金との差額も自動で計算されるため、精算業務がスムーズに進みます。

支払依頼（請求書処理）

経費精算だけでなく、取引先から送られてくる請求書の処理も楽楽精算で効率化できます。従来は紙で受け取った請求書を回覧し、承認印をもらい、経理が支払処理を行うという流れが一般的でしたが、これには多くの手間と時間がかかります。

楽楽精算の支払依頼機能を使えば、受け取った請求書（PDFや紙をスキャンしたもの）をシステムにアップロードし、支払依頼のワークフローに乗せることができます。承認後は、支払データ（全銀フォーマットの振込データ）を自動で作成し、インターネットバンキングに取り込むだけで振込が完了します。請求書の処理状況も可視化されるため、支払遅延や二重払いを防ぐことができます。

稟議（汎用ワークフロー）

楽楽精算は、経費精算や支払依頼に特化したワークフローだけでなく、様々な社内申請に対応できる「汎用ワークフロー機能」も備えています。

例えば、物品購入の稟議、押印申請、出張申請、接待交際申請など、企業ごとに存在する独自の申請フォーマットや承認ルートを自由に作成できます。これまで紙やExcel、あるいは別のワークフローシステムで行っていた申請業務を楽楽精算に集約することで、システムの乱立を防ぎ、管理コストを削減できます。従業員にとっても、複数のシステムを使い分ける必要がなくなり、利便性が向上します。

法改正への対応

経理業務において、法改正への対応は避けて通れない重要な課題です。楽楽精算は、システムのアップデートによって最新の法令に準拠した運用をサポートします。

電子帳簿保存法

2022年1月に改正された電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子データ保存に関するルールを定めた法律です。特に、電子取引で授受したデータ（PDFの請求書など）は、電子データのまま保存することが義務化されました。

楽楽精算は、この電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引」の両方の要件に対応しています。スマートフォンで撮影した領収書画像やアップロードされた請求書PDFにタイムスタンプを付与（オプション）したり、検索要件（取引年月日、取引金額、取引先）を満たした形でデータを保存したりすることが可能です。これにより、法令を遵守しながらペーパーレス化を推進できます。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）

2023年10月から開始されたインボイス制度は、消費税の仕入税額控除の方式を変更するものです。適格請求書（インボイス）でなければ、原則として仕入税額控除が受けられなくなりました。

楽楽精算では、支払依頼機能において、受領した請求書がインボイスの要件を満たしているか、記載された適格請求書発行事業者の登録番号が有効かをチェックする機能を提供しています。また、インボイスとそれ以外の請求書を区別して処理し、税計算を自動で行うことも可能です。これにより、経理担当者の制度対応にかかる負担を大幅に軽減します。

自動仕訳と会計ソフト連携

経費精算や支払依頼が承認されると、その内容に基づいて会計処理のための「仕訳」を行う必要があります。楽楽精算では、申請内容（費目、プロジェクトコード、負担部署など）に応じて、借方・貸方の勘定科目を自動で設定する「自動仕訳機能」が搭載されています。

経理担当者は、システムが作成した仕訳データを最終確認するだけで済み、一件ずつ手作業で仕訳を行う必要がありません。さらに、作成された仕訳データは、主要な会計ソフトのフォーマットで出力できます。CSVファイルを取り込む形式や、APIを利用してよりシームレスに連携する形式（対応ソフトによる）があり、会計ソフトへの二重入力の手間を完全に排除します。これにより、月次決算の早期化にも大きく貢献します。

経費データの分析・可視化

楽楽精算に蓄積された経費データは、単なる精算記録に留まりません。部署別、費目別、プロジェクト別、個人別など、様々な切り口でデータを集計・分析し、グラフなどで可視化することができます。

「どの部署で、どの費目の経費が突出しているか」「特定のプロジェクトのコストは予算内に収まっているか」といった経営状況をリアルタイムで把握できます。この分析結果は、コスト削減のポイントを見つけ出したり、より精度の高い予算策定を行ったりするための貴重な情報源となります。データを活用して、戦略的な経営判断を下すためのサポートツールとしても機能します。

楽楽精算の料金プラン

経費精算システムの導入を検討する上で、料金体系は最も重要な要素の一つです。楽楽精算の料金は、利用する従業員数や必要な機能によって変動する体系となっています。ここでは、公式サイトで公開されている情報を基に、料金プランの構成要素を解説します。
（参照：楽楽精算公式サイト 料金ページ 2024年4月時点情報）

項目	内容	備考
初期費用	100,000円	導入サポート費用として発生します。
月額費用	30,000円〜	従業員数50名までの料金です。51名以上は個別見積もりとなります。
オプション料金	個別見積もり	電子帳簿保存法対応機能など、追加機能ごとに料金が発生します。
無料トライアル	〇	実際に操作感を試せる無料トライアルが用意されています。

初期費用

楽楽精算を導入する際には、初期費用として100,000円（税抜）が発生します。
この費用には、システムの利用を開始するために必要なアカウント発行や環境構築の費用に加えて、導入をスムーズに進めるためのサポート費用が含まれています。前述の通り、楽楽精算は専任の担当者が導入を支援する手厚いサポート体制を特長としています。この初期費用は、そのサポートに対する対価と考えることができます。自社の経費規定や承認フローをヒアリングし、最適な設定を提案してくれるため、システム導入が初めての企業でも安心して進めることが可能です。

月額費用

月額費用は、システムの利用ライセンス料に相当します。最低料金は月額30,000円（税抜）からとなっており、これは利用する従業員数が50名までの場合の価格です。
従業員数が51名以上になる場合は、個別に見積もりが必要となります。一般的に、利用する従業員数が増えるほど、一人あたりの単価は下がっていく傾向にあります。

この月額料金には、交通費精算や経費精算の基本機能、乗換案内連携、スマートフォンアプリの利用などが含まれています。また、システムの保守・運用費用や、定期的な機能アップデートの費用もこの中に含まれているため、ユーザーは常に最新の状態でシステムを利用できます。法改正への対応なども、基本的にはこの月額費用の範囲内で提供されるアップデートによって行われます（一部、大規模な対応はオプションとなる場合があります）。

オプション機能の料金

楽楽精算は、基本機能に加えて、企業のニーズに応じて様々なオプション機能を追加できます。これらのオプション機能を利用する場合は、月額費用に追加で料金が発生します。

代表的なオプション機能と、それが必要となるケースは以下の通りです。

• 電子帳簿保存法対応オプション: 領収書のスキャナ保存や電子取引データの保存を、法令の要件を満たした形で行うための機能です。ペーパーレス化を本格的に推進し、領収書原本の保管を廃止したい企業には必須のオプションです。タイムスタンプの付与などが可能になります。
• 支払依頼（請求書処理）オプション: 取引先からの請求書処理を電子化し、支払業務を効率化したい場合に選択します。インボイス制度への対応もこのオプションに含まれることが多く、請求書処理の工数削減とガバナンス強化に繋がります。
• 汎用ワークフローオプション: 経費精算以外の社内申請（稟議書など）も楽楽精算に集約したい場合に必要です。複数のシステムを導入するよりもコストを抑え、管理を一本化できるメリットがあります。
• API連携オプション: 会計ソフトや人事管理システムなど、他のシステムとデータを自動で連携させたい場合に利用します。CSVでの連携よりもリアルタイム性が高く、より高度な業務自動化を実現できます。

これらのオプション料金は、どの機能を選択するかによって大きく変動するため、自社がどこまでの業務をシステム化したいのかを明確にした上で、必要なオプションを見積もりに含めてもらうことが重要です。

無料トライアルについて

楽楽精算では、本格的な導入前に、実際の操作感や機能を試すことができる無料トライアルを提供しています。
期間や利用できる機能の範囲については、問い合わせ時に確認が必要ですが、一般的には一部機能制限のあるデモ環境を一定期間利用できる形式です。

無料トライアルを活用することで、以下のような点を確認できます。

• 操作性: 申請者や承認者にとって、画面は分かりやすく、直感的に操作できるか。
• 自社運用との適合性: 自社の経費規定や承認フローをシステム上で再現できそうか。
• OCRの読み取り精度: スマートフォンでのレシート撮影と自動入力の精度は実用に耐えるレベルか。
• レスポンス速度: システムの動作は快適で、ストレスなく利用できるか。

導入後に「思っていたものと違った」というミスマッチを防ぐためにも、無料トライアルは積極的に活用することをおすすめします。特に、経理担当者だけでなく、実際に申請を行う営業部門のメンバーなど、複数の立場の従業員に試してもらうことで、より多角的な評価が可能になります。

楽楽精算を導入する5つのメリット

楽楽精算を導入することは、単に経費精算が楽になるだけでなく、企業経営全体に多くのプラスの効果をもたらします。ここでは、導入によって得られる主要な5つのメリットを、具体的な業務シーンと絡めて詳しく解説します。

① 経理部門の業務を大幅に効率化できる

経理部門、特に月末月初の繁忙期は、全社から集まる経費精算書の処理に追われ、残業が常態化しているケースも少なくありません。楽楽精算は、この経理部門の負担を劇的に軽減します。

• チェック業務の削減: 申請時に規定違反が自動でチェックされるため、経理担当者が一件ずつ規定と照らし合わせて確認する手間がなくなります。また、ICカード連携や乗換案内連携により、交通費の金額ミスや経路の妥当性をチェックする必要もありません。
• 入力業務の撲滅: 承認されたデータは、自動で仕訳データに変換されます。従来のように、紙の申請書を見ながら会計ソフトに一件ずつ手入力する作業が完全に不要になります。これにより、入力ミスが撲滅されると同時に、膨大な作業時間から解放されます。
• 問い合わせ対応の減少: 申請者からの「申請方法がわからない」「精算はいつされるのか」といった問い合わせも減少します。直感的なインターフェースで迷わず申請でき、システム上で自分の申請状況（承認待ちなのか、処理済みなのか）をいつでも確認できるためです。

これらの効率化によって生まれた時間は、月次決算の早期化や、予算実績分析、資金繰り管理といった、より戦略的で付加価値の高い業務に充てることが可能になります。経理部門が「作業」から「管理・分析」へと役割を進化させるための強力な武器となります。

② 従業員の申請・承認の手間が削減される

経費精算は、経理だけでなく、申請者である全従業員にとっても面倒な作業です。楽楽精算は、この申請・承認プロセスを徹底的に簡素化します。

• いつでもどこでも申請・承認: スマートフォンアプリを使えば、外出先や移動中にたまった領収書をその場で撮影・申請できます。もう精算のためだけに帰社する必要はありません。承認者も、PCを開けない状況でもスマホで迅速に承認でき、業務の停滞を防ぎます。
• 申請書作成の手間を最小化: ICカードをかざすだけで交通費明細が完成し、レシートを撮影すれば金額や日付が自動入力されます。手作業での入力項目が大幅に減るため、申請書作成にかかる時間は数分の一に短縮されます。
• 差し戻しのストレスからの解放: 申請時にシステムが不備をチェックしてくれるため、ケアレスミスによる差し戻しが激減します。何度も修正・再提出を繰り返すストレスがなくなり、従業員は本来の業務に集中できます。

従業員満足度の向上は、離職率の低下や生産性の向上にも繋がる重要な要素です。日々の煩わしい業務から解放されることは、従業員にとって大きなメリットと言えるでしょう。

③ ペーパーレス化でコストを削減できる

従来の紙ベースの運用では、目に見えない多くのコストが発生しています。楽楽精算を導入し、電子帳簿保存法に対応した運用を行うことで、これらのコストを削減できます。

• 直接的なコスト削減: 申請用紙、コピー用紙、プリンターのインク・トナー代、領収書を貼り付ける台紙、郵送費、ファイルやキャビネットなどの備品代といった、物理的なコストが不要になります。
• 保管コストの削減: 法律で義務付けられている7年間の領収書原本の保管には、広大なスペースが必要です。倉庫などを借りている場合は、その賃料も大きな負担となります。スキャナ保存の要件を満たすことで原本の破棄が可能になれば、これらの保管スペースやコストを丸ごと削減できます。
• 人的コストの削減: 紙の書類を印刷、配布、回収、ファイリング、そして倉庫から探し出すといった作業には、多くの人手と時間がかかっています。ペーパーレス化は、これらの作業に関わる人件費という間接的なコストを削減する効果もあります。

ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく、情報共有の迅速化やセキュリティ向上、環境負荷の低減にも貢献し、企業の持続的な成長を支える基盤となります。

④ 内部統制の強化と不正防止につながる

経費精算は、カラ出張や領収書の二重利用、水増し請求といった不正行為が発生しやすい領域です。楽楽精算は、業務プロセスを可視化・標準化することで、内部統制を強化し、不正を未然に防ぐ仕組みを構築します。

• プロセスの可視化と証跡管理: 「誰が・いつ・何を申請し、誰が・いつ承認したか」という一連のログがすべてシステム上に記録されます。これにより、承認プロセスがブラックボックス化するのを防ぎ、透明性の高い業務フローを確立できます。監査の際にも、必要な情報を迅速に提出できます。
• 規定違反の自動チェック: 交際費の上限額超過や、私的な飲食費の申請といった規定違反をシステムが自動で検知し、アラートを出します。これにより、意図的かどうかにかかわらず、不適切な経費支出を抑制します。
• 不正の牽制効果: ICカード履歴の利用は、架空の移動経路による交通費請求（カラ出張）を防ぎます。また、一度申請に使用した領収書の画像を再度アップロードしようとすると警告が出る機能（重複チェック）もあり、領収書の使い回しによる二重請求を防止します。システムによって厳格に管理されているという事実そのものが、不正を試みようとする心理的なハードルを高くします。

上場企業や上場を目指す企業にとって、内部統E-E-A-T統制の強化は必須の経営課題です。楽楽精算は、そのための有効なソリューションとなります。

⑤ 法改正にスムーズに対応できる

経理業務を取り巻く法律は、頻繁に改正されます。直近では電子帳簿保存法やインボイス制度が大きな話題となりましたが、今後も新たな法改正が行われる可能性があります。

自社だけでこれらの法改正に対応しようとすると、情報収集、内容の理解、業務フローの再構築、従業員への教育など、多大な労力とコストがかかります。特に専門知識を持つ人材が限られる中小企業にとっては、大きな負担となります。

楽楽精算のようなクラウドサービスを利用する最大のメリットの一つは、法改正への対応をサービス提供者側に任せられる点です。ラクス社が法改正の内容を分析し、システムを適切にアップデートしてくれるため、ユーザー企業は大きな負担なく、法令に準拠した運用を続けることができます。これにより、コンプライアンスリスクを低減し、安心して事業に専念できる環境が手に入ります。

楽楽精算を導入する際のデメリット・注意点

楽楽精算は非常に優れたシステムですが、導入すれば自動的にすべての問題が解決するわけではありません。導入を成功させるためには、事前にデメリットや注意点を理解し、対策を講じることが重要です。

初期設定に時間と手間がかかる

楽楽精算のメリットである「高いカスタマイズ性」は、裏を返せば「導入時の設定項目が多い」ということでもあります。自社の運用に合わせてシステムを最適化するためには、相応の初期設定作業が必要になります。

具体的には、以下のような情報をシステムに登録・設定する必要があります。

• マスタ情報の登録: 従業員情報、部署、役職、勘定科目、費目、税区分、取引先など、会計の基礎となるデータを登録します。
• 経費規定の設定: 役職ごとの日当や宿泊費の上限、交際費の申請ルール、出張手当の計算式など、自社独自の経費規定をシステムに反映させます。
• 承認フロー（ワークフロー）の設定: 申請の種類や金額に応じて、「誰がどの順番で承認するか」というルートを設定します。組織構造が複雑な場合は、この設定も複雑になります。

これらの設定作業は、経理部門や情報システム部門の担当者が中心となって進めることになりますが、かなりの時間と手間を要する可能性があります。楽楽精算の導入サポートを活用し、専任担当者と相談しながら進めることが成功のカギとなります。導入プロジェクトの責任者を明確にし、十分な作業時間を確保しておくことが不可欠です。

従業員への操作方法の教育が必要

新しいシステムを導入する際には、必ず従業員への周知と教育が必要になります。これまで紙やExcelでの申請に慣れていた従業員にとっては、新しい操作方法を覚えることに抵抗を感じる人もいるかもしれません。

「使い方がわからない」「面倒くさい」といった理由でシステムが使われない、あるいは誤った使い方をされてしまうと、導入効果が半減してしまいます。こうした事態を避けるために、導入担当者は事前に十分な準備を行う必要があります。

• マニュアルの作成: 全従業員向けに、基本的な申請方法をまとめた簡易マニュアルや、よくある質問（FAQ）を用意します。
• 説明会の実施: 全社または部署ごとに説明会を開催し、実際の画面を見せながら操作方法をデモンストレーションします。
• 問い合わせ窓口の設置: 導入後、一時的に問い合わせが増加することを見越して、社内に質問対応の窓口を設置したり、特定の担当者を決めたりしておくと、混乱を最小限に抑えられます。

特に、PC操作に不慣れな従業員が多い場合は、より丁寧なフォローアップが求められます。導入をスムーズに進めるためには、こうした教育コストや人的リソースも事前に計画に含めておくことが重要です。

従業員数が少ないと費用対効果を感じにくい場合がある

楽楽精算の料金プランは、月額30,000円（従業員50名まで）からとなっています。これは、ある程度の従業員数と経費申請件数があることを前提とした価格設定です。

そのため、従業員数が数名から10名程度で、経費精算の発生頻度も低い企業の場合、月額料金の負担が業務効率化によるメリットを上回ってしまう可能性があります。例えば、月に数件しか経費精算が発生しないのであれば、Excelでの管理でもそれほど大きな負担にはなっていないかもしれません。

導入を検討する際には、「現状の経費精算業務に、月額30,000円以上の人件費（時間コスト）がかかっているか」という視点で費用対効果を試算してみることが有効です。
一つの目安として、従業員数が20～30名を超え、経理担当者が申請内容のチェックや入力作業に毎月多くの時間を費やしているような状況であれば、導入効果を十分に感じられる可能性が高いでしょう。自社の規模と経費精算の現状を客観的に評価し、投資対効果が見合うかどうかを慎重に判断する必要があります。

楽楽精算はどんな企業におすすめ？

これまでのメリット・デメリットを踏まえ、楽楽精算の導入が特に効果的な企業像を具体的にご紹介します。自社がこれらのいずれかに当てはまる場合、導入を前向きに検討する価値は非常に高いと言えるでしょう。

初めて経費精算システムを導入する企業

「経費精算システムに興味はあるが、何から手をつけていいかわからない」「ITシステムの導入経験が少なく、自社だけで進められるか不安」といった企業に、楽楽精算は最適です。

その最大の理由は、手厚い導入サポート体制にあります。専任の担当者が、企業の現状の課題や運用フローを丁寧にヒアリングし、二人三脚で導入を支援してくれます。初期設定の代行や、最適な運用方法の提案、従業員向け説明会のサポートなど、導入に伴う様々なハードルを乗り越えるための手助けをしてくれるため、システム導入のノウハウがない企業でも安心してプロジェクトを進めることができます。
また、国内導入社数No.1という実績も、初めてのシステム選びにおける大きな安心材料となります。多くの企業で培われた実績とノウハウが、システムの使いやすさやサポートの質に反映されています。

紙やExcelでの経費精算に課題を感じている企業

現在も、申請書を手書きで作成し、領収書を糊付けし、上長が押印して回覧し、経理担当者がExcelに転記して会計ソフトに入力する…というフローで経費精算を行っている企業は、楽楽精算を導入することで劇的な業務改善が期待できます。

以下のような課題を一つでも抱えている場合、導入効果は絶大です。

• 経理担当者が月末月初のチェック・入力作業で毎月長時間残業している。
• 申請書の差し戻しや修正依頼が頻発し、従業員と経理の間で非効率なやり取りが発生している。
• 承認者の不在により、承認プロセスが滞り、精算が遅れがちになっている。
• 保管している大量の領収書の中から、過去のものを探し出すのに苦労している。

これらの「当たり前」になってしまっている非効率な作業は、楽楽精算によってほぼ撲滅できます。 削減できた時間とコストを、より生産的な活動に振り向けることが可能になります。

従業員数が多い、または拠点が多い企業

従業員数が数百名、数千名規模の企業や、全国・海外に複数の拠点を持つ企業では、経費精算のルール統一とガバナンスの徹底が大きな課題となります。

• ルールの統一: 拠点ごとに異なるフォーマットやローカルルールが存在すると、本社経理の管理が煩雑になります。楽楽精算を導入すれば、全社で統一されたプラットフォーム上で、標準化された申請・承認フローを構築できます。
• 承認フローの効率化: 組織階層が深い大企業では、承認ルートが長くなりがちです。電子ワークフローなら、物理的な書類の移動がなく、次の承認者に瞬時に回付されるため、承認プロセスが大幅にスピードアップします。
• 内部統制の徹底: 全社の経費利用状況がリアルタイムで可視化され、規定違反の申請はシステムが自動でチェックします。これにより、全社規模でのコンプライアンス遵守と内部統制の強化を実現できます。

組織が大きくなるほど、手作業による管理は限界に達します。 楽楽精算は、複雑な組織構造にも対応できる柔軟な設定が可能なため、大企業や多拠点企業が抱える特有の課題を解決するのに非常に有効です。

内部統制を強化したい企業

上場企業はもちろん、これからIPO（新規株式公開）を目指している企業にとって、内部統制の整備は最重要課題の一つです。監査法人や証券取引所からは、業務プロセスの適正性や透明性を厳しく問われます。

経費精算は、不正が発生しやすく、監査においても注目されるポイントです。楽楽精算を導入することは、内部統制の有効性を客観的に示す上で強力な武器となります。

• 業務プロセスの記録: 誰が、いつ、どのような申請を行い、誰が承認したかという証跡（ログ）がすべてシステム上に正確に記録されます。これにより、業務プロセスの正当性をいつでも証明できます。
• 職務分掌の徹底: 申請者、承認者、経理担当者の役割がシステム上で明確に分離され、適切な牽制が働く仕組みを構築できます。
• 監査対応の効率化: 監査人から特定の取引に関する資料提出を求められた際も、システム上で検索すれば、関連する申請書や証憑（領収書データなど）、承認履歴をすぐに取り出せます。紙の書類を倉庫から探し出す手間はもうありません。

IPO準備や内部統制報告制度（J-SOX）への対応において、経費精算プロセスのシステム化は不可欠と言っても過言ではありません。

楽楽精算の導入までの流れ

楽楽精算の導入を検討し始めてから、実際に利用を開始するまでの一般的な流れを5つのステップで解説します。各ステップで何を行うのかを事前に把握しておくことで、スムーズに導入を進めることができます。

STEP1：問い合わせ・資料請求

まずは、楽楽精算の公式サイトから問い合わせや資料請求を行います。この段階では、自社の現状の課題（例：経理の残業が多い、ペーパーレス化を進めたいなど）や、従業員数、導入希望時期といった基本的な情報を伝えることで、より自社に合った情報を提供してもらえます。

送られてくる資料には、システムの機能概要や導入事例、料金体系の概算などが含まれています。これらの資料に目を通し、楽楽精算が自社の課題解決に繋がりそうか、基本的な要件を満たしているかを検討します。

STEP2：デモ・ヒアリング

資料だけではわからない実際の操作感や、自社の複雑な運用に適合するかどうかを確認するために、オンラインまたは訪問によるデモンストレーションを依頼します。

このデモでは、楽楽精算の営業担当者が実際の画面を操作しながら、機能の詳細を説明してくれます。このとき、経理担当者だけでなく、実際にシステムを利用する営業部門の責任者や、承認者となる管理職にも同席してもらうことが非常に重要です。様々な立場の視点から質問をすることで、導入後のイメージをより具体的に掴むことができます。

同時に、担当者によるヒアリングが行われます。現状の経費精算フロー、社内規定、課題に感じている点などを詳細に伝えることで、楽楽精算でそれらがどのように解決できるのか、具体的な提案を受けることができます。

STEP3：見積もり・申し込み

デモとヒアリングの内容に基づき、自社専用の正式な見積もりが提示されます。見積書には、初期費用、月額費用、そして選択したオプション機能の料金が明記されています。

提示された機能と料金に納得できれば、契約手続きに進み、申し込みを行います。この際、利用規約や契約期間、支払い条件などを十分に確認しましょう。不明な点があれば、この段階で解消しておくことが大切です。

STEP4：初期設定・導入サポート

契約後、いよいよシステムの導入準備に取り掛かります。このステップが、導入プロジェクトの成否を分ける最も重要なフェーズです。

楽楽精算の専任サポート担当者がつき、導入完了までのスケジュールを一緒に策定します。主な作業は以下の通りです。

• キックオフミーティング: プロジェクトの目的、役割分担、スケジュールを確認します。
• 要件定義・設定: 現状の運用をヒアリングし、楽楽精算のどの機能を使い、どのように設定するかを決定します。勘定科目マスタの準備や、承認フローの設計などを行います。
• 設定作業: 決定した要件に基づき、サポート担当者の支援を受けながらシステムの設定を進めます。
• テスト運用: 本格稼働の前に、一部の部署や担当者でテスト運用を行い、設定に問題がないか、使い勝手はどうかなどを最終確認します。

この期間は、サポート担当者と密に連携を取り、自社の要望を正確に伝えることが成功のポイントです。

STEP5：利用開始

初期設定とテスト運用が完了したら、いよいよ全社での利用開始です。利用開始日に向けて、従業員への告知やマニュアルの配布、操作説明会の開催などを行います。

運用開始後も、楽楽精算のサポートデスクを利用できます。操作方法に関する質問や、運用上の課題について相談が可能です。システムを導入して終わりではなく、定期的に利用状況を分析し、より良い運用方法を模索していくことで、導入効果を最大化することができます。

楽楽精算と連携できる主な会計ソフト

経費精算システムを導入する大きなメリットの一つが、会計ソフトとの連携による仕訳入力の自動化です。楽楽精算は、国内で利用されている多くの主要な会計ソフトとの連携に対応しています。これにより、経費精算データが承認された後、その仕訳データを会計ソフトにスムーズに取り込むことができます。

連携方法は主に「CSV連携」と「API連携」の2種類があります。

• CSV連携: 楽楽精算から会計ソフトのフォーマットに合わせたCSVファイルを出力し、それを会計ソフト側で手動で取り込む方法です。多くの会計ソフトに対応しています。
• API連携: API（Application Programming Interface）を利用して、システム同士が直接データをやり取りする方法です。手動でのファイル出力・取り込みが不要になり、よりシームレスで自動化された連携が可能です。

以下に、楽楽精算と連携可能な代表的な会計ソフトをいくつかご紹介します。

（参照：楽楽精算公式サイト 連携ソリューションページ）

勘定奉行クラウド

株式会社オービックビジネスコンサルタント（OBC）が提供する「勘定奉行クラウド」は、多くの企業で導入されている会計ソフトです。楽楽精算は勘定奉行クラウドとのAPI連携に対応しており、承認された仕訳データを自動で勘定奉行クラウドに登録できます。手作業を介さずにデータが連携されるため、リアルタイムな会計処理が実現します。

弥生会計

弥生株式会社が提供する「弥生会計」は、特に中小企業や個人事業主に人気の高い会計ソフトです。楽楽精算は、弥生会計のフォーマットに合わせた仕訳データ（CSV）を出力する機能を標準で搭載しています。楽楽精算から出力したファイルを弥生会計でインポートするだけで、簡単に仕訳を取り込めます。

freee会計

freee株式会社が提供する「freee会計」は、クラウド会計ソフトの代表格の一つです。楽楽精算とはAPI連携が可能で、経費精算の仕訳データだけでなく、支払依頼機能で作成した支払データ（買掛金データ）も自動で連携させることができます。これにより、経費精算から会計処理、支払管理までの一連の流れを高度に自動化できます。

マネーフォワード クラウド会計

株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド会計」も、人気のクラウド会計ソフトです。楽楽精算とのAPI連携に対応しており、勘定科目や補助科目、部門などのデータを紐づけて、正確な仕訳データを自動で登録することが可能です。

PCA会計

ピー・シー・エー株式会社が提供する「PCA会計」シリーズも、多くの企業で利用されている基幹業務システムです。楽楽精算は、PCA会計の仕訳データフォーマット（CSV）に対応しており、スムーズなデータ連携が可能です。

ここに挙げた以外にも、楽楽精算は多数の会計ソフトとの連携実績があります。 現在自社で利用している会計ソフトと連携できるかどうかは、システム選定における非常に重要な確認事項です。導入前の検討段階で、必ず営業担当者に確認しましょう。

楽楽精算とよく比較される経費精算システム

経費精算システム市場には、楽楽精算以外にも様々な特徴を持つ優れた製品が存在します。自社に最適なシステムを選ぶためには、競合となる製品と比較検討することが不可欠です。ここでは、楽楽精算とよく比較される代表的な経費精算システムとその特徴を、中立的な視点でご紹介します。

サービス名	主なターゲット	特徴
楽楽精算	中小〜大企業	機能の豊富さ、高いカスタマイズ性、手厚い導入サポート。国内導入社数No.1の実績。
マネーフォワード クラウド経費	スタートアップ〜大企業	UI/UXの使いやすさ。他のMFクラウドシリーズ（会計、給与など）との連携が強力。
freee会計（経費精算機能）	小規模〜中規模企業	会計ソフトと一体型。経費精算から会計処理、レポート作成までをシームレスに処理可能。
Concur Expense	中堅〜グローバル企業	SAP傘下の世界標準システム。出張手配・管理（Concur Travel）との連携に強み。
J’sNAVI NEO	大企業	複雑な組織・承認フローに対応できる高いカスタマイズ性。グループ会社管理などにも対応。

マネーフォワード クラウド経費

株式会社マネーフォワードが提供する経費精算システムです。個人向け家計簿アプリで培われたノウハウが生かされた、モダンで直感的なユーザーインターフェース（UI/UX）が特長で、ITツールに慣れている従業員が多い企業にとっては、スムーズな導入が期待できます。
「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド給与」など、同社の他のバックオフィス向けクラウドサービスとの連携が非常にスムーズで、シリーズで揃えることでデータ連携の手間を最小限に抑えられます。スタートアップから大企業まで幅広く対応しています。

freee会計

freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトには、経費精算機能が含まれています。独立した経費精算システムではなく、会計ソフトと一体になっている点が最大の特徴です。
経費申請が承認されると、そのまま自動で会計帳簿に記帳されるため、仕訳連携という概念自体が不要になります。経費精算から決算書作成までの一連の流れを、一つのシステムで完結させたいと考えている小規模〜中規模の企業に特に適しています。

Concur Expense

SAPジャパン株式会社が提供する「Concur Expense」は、世界中の多くの企業で利用されているグローバルスタンダードな経費精算システムです。特に、出張手配・管理サービス「Concur Travel」とのシームレスな連携に強みを持ちます。
飛行機やホテルなどをConcur Travelで予約すると、そのデータが自動でConcur Expenseに連携され、経費精算の手間を大幅に削減できます。海外出張が多いグローバル企業や、出張規定が複雑な大企業などで多く採用されています。多言語・多通貨対応も万全です。

J’sNAVI NEO

株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供する経費精算システムです。元々、JTBグループの出張手配のノウハウを基に開発されており、出張・旅費精算に強いという特徴があります。
大企業特有の複雑な組織構造や、多段階にわたる承認フロー、グループ会社をまたいだ管理などにも対応できる高いカスタマイズ性を誇ります。コーポレートカードとの連携機能も充実しており、大規模な組織のガバナンス強化に適したシステムです。

これらのシステムは、それぞれに強みや得意な領域があります。選定の際は、「自社の規模はどれくらいか」「会計ソフトとの連携を重視するか」「出張の頻度は多いか」といった自社の状況と照らし合わせながら、各システムの特徴を比較検討することが重要です。

まとめ

本記事では、国内導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」について、その機能、料金、メリット・デメリット、導入に適した企業像などを網羅的に解説しました。

楽楽精算は、交通費精算の自動化、レシートのOCR読み取り、スマートフォン対応といった多彩な機能によって、従業員、承認者、経理担当者、それぞれの経費精算に関わる業務を劇的に効率化します。
導入によるメリットは、単なる時間削減に留まりません。ペーパーレス化によるコスト削減、ワークフローの可視化による内部統制の強化、そして法改正へのスムーズな対応など、企業経営の基盤を強くする多くの効果が期待できます。

一方で、カスタマイズ性が高いがゆえの初期設定の手間や、全従業員への教育の必要性といった注意点も存在します。導入を成功させるためには、これらの課題を事前に認識し、手厚い導入サポートを活用しながら計画的に進めることが不可欠です。

もしあなたの会社が、以下のような課題を抱えているのであれば、楽楽精算は非常に有効な解決策となり得ます。

• 紙とExcelによる経費精算業務に限界を感じている
• 経理担当者の月末月初の負担を軽減し、よりコアな業務に集中させたい
• ペーパーレス化とテレワークを推進したい
• IPO準備や内部統制強化のために、経費管理のプロセスを可視化・厳格化したい

経費精算業務の非効率性は、会社全体の生産性を蝕む静かなコストです。この記事をきっかけに、自社の業務フローを見直し、新たな一歩を踏み出すことを検討してみてはいかがでしょうか。まずは公式サイトから詳しい資料を請求したり、無料トライアルやオンラインデモを申し込んだりして、実際の製品に触れてみることをお勧めします。